Si queremos realizar un evento y llegar una mayor masa crítica de personas, hoy en día tenemos las herramientas necesarias para conseguirlo y a unos costos bastante más asequibles que hace unos años atrás. Un evento corporativo, una feria, una gala, vender o generar imagen de marca, aún siendo temáticas distintas todas ellas tienen algo en común, que son eventos.



Normalmente, a no ser que sea una evento privado de empresa, la finalidad de nuestro evento es dar a conocer nuestros productos o servicios a cuanta más gente mejor para captar clientes, fidelizar existentes y obtener nuevos datos gracias a las respuestas del público que puedan ayudar a mejorar nuestro negocio.

Vamos a ver, por pasos y en orden cronológico, qué podemos hacer para la correcta difusión de nuestro evento.



Antes del Evento

1. Creación de una web epecífica para ese evento en concreto. Podemos incluir diversas secciones como de qué se trata el evento en sí, quienes son los ponentes, localización y contacto… Incluimos una sección de blog o novedades donde vamos actualizando contenidos para despertar así mayor interés entre los posibles asistentes. Algunas contenidos que puedes desarrollar en el blog o sección de noticias pueden ser:



• Entrevistas a ponentes
• Novedades del sector
• Novedades en el evento. Guárdate algún ‘as en la manga’ y juega con el factor sorpresa. ¿Qué tal alguien que no iba a venir que finalmente sea fichado in extremis?
• Información sobre el sitio donde se realiza el evento. Datos, fotografía, material audiovisual.

Incluye en tu landing/web del evento enlaces a las Redes Sociales y como aporte opcional, puedes incluir una cuenta regresiva de los días hasta la realización del mismo e incluir varios idiomas si podemos captar público de otras nacionalidades. Contenido, contenido y más contenido es muy importante para participantes y publico.

2. Difusión en Redes Sociales. Busca a tu público objetivo e interactúa con él en Redes Sociales. Comparte información, pregunta a tu audiencia y organiza algún concurso en el que sortees por ejemplo, entradas gratuitas
Puedes generar un concurso por votación entre los mejores bloggeros difusores del evento,  y al ganador le pueden obsequiar un viaje con todos los gastos pagados como invitado el evento. 

3. Crea tu propio hashtag #tuevento2013 o #tuevento ‘a secas’ y ve moviéndolo. Inclúyelo en tus tweets relacionados con el evento, informa en tus otras redes sociales, anótalo en las noticias, canal youtube… Incluso podrías plantearte la idea de crear camisetas y gorras con el hashtag de tu evento. Si puedes llegar a medios masivos como televisión  o radio asegúrate de que lo retransmitan.

4. Envía notas de prensa. Optimiza los textos por las palabras clave más relevantes y envía notas de prensa varios días antes del evento. Personalmente lo he hecho pocas veces pero ha tenido relativa buena repercusión, han aparecido en algunos medios especializados (y no tan especializados) y hubieron menciones en Redes Sociales a raíz del envío de las notas de prensa. En mi caso, he optado por modalidades de pago, supuestamente más virales y con informes de repercusión completos después de la acción. 

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Durante el evento
5. Esencialmente, sincroniza todas tus Redes Sociales y comienza a compartir contenido. Esta atento del hashtag, inicia conversaciones en Twitter y comparte contenido audiovisual con tus fans y seguidores. A la gente que no ha podido ir por razones ajenas, le gustará enterarse de lo que está pasando ahí. También te servirá para ‘poner la miel en los labios’ a esas personas que están dubitativas y no saben si ir o no ir. Genera contenido real y de valor para el usuarios final. ¡Anima la comunidad!

6. Emite en Streaming. Como ya hemos hablado anteriormente, el contenido audiovisual y aún más el video, es una de las plataformas favoritas del consumidor. Existen varias formas de transmitir eventos vía Internet que funcionan muy bien, además, es bastante probable que a raíz del video en streaming se generen nuevas conversaciones, nuevos debates entre los usuarios. Puedes realizar entrevistas a ponentes, hablar con el público… Tampoco olvides de grabarlo.
7. Monitoriza las conversaciones y hazlas visibles en pantallas o televisiones (mejor pantallas) a lo largo de todo el evento.

Después del Evento
8. Recopila toda la información, recoge todos los datos que se han generado. Archiva toda la información generada durante tu evento y selecciona los momentos más relevantes. Publica las fotos en Flickr y Pinterest, analiza las conversaciones en Facebbok y Twitter, edita y cuelga videos en Youtube y escribe algún artículo en el blog. También puedes realizar infografías, collages de tweets y cualquier tipo de creatividad que se te ocurra, en cuanto a creatividad y calidad visual no hay límites, cuanto más mejor.

9. Envía una nota de prensa con un breve resumen de lo que fue el evento y algunos datos y da las gracias.
10. (Y opcional). Envía una encuesta, para conocer un poco mejor la opinión de tu público. Aquí, además de conocer el grado de satisfacción de las personas que han asistido, podemos detectar zonas de mejora para nuestro próximo evento.

Estos 10 tips bien gestionados pueden ayudarte generar un resultado muy positivo en la realización de tu evento, teniendo la opción de llegar a un abanico de gente mucho más amplio.



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