SEGURIDAD Y RIESGOS

Uno de los aspectos que no puede pasar por alto el organizador de un evento, es el de la seguridad prevista para todos los participantes durante el tiempo que se realice éste. Es importante que en la etapa del pre-evento asigne una parte del presupuesto a prevenir posibles riesgos a los que se exponen (proveedores, patrocinadores, personal, oradores, y público en general) por el sólo hecho de asistir a esta actividad especial.

 

Previamente deberías analizar e identificar esos posibles riesgos y de esta manera tomar las precauciones necesarias para disminuir la probabilidad de que sucedan, en caso que pasen, y poder manejarlo de la forma más correcta posible. Si el daño que se puede causar es enorme, te recomendamos contar con una póliza de seguro, ya que en el ámbito del evento los organizadores son los responsables de mantener la seguridad y bienestar de todos los participantes, evitando que ellos estén sujetos a cualquier inconveniente.

 

Algunas cuestiones para tener en cuenta a la hora de analizar los posibles riesgos:

 

• El clima o algún hecho natural que afecte la integridad de las personas durante el evento. Esto lo tendrás en cuenta si afecta al evento, como por ejemplo si haces una actividad al aire libre, es mejor prever un plan “B” en caso de lluvia que sin planearlo, debas suspender la actividad

• Que exista algún acto o manifestación con una ideología contraria al evento que estás realizando, como una protesta o manifestación. Esto seguramente va a depender de la temática y del alcance del evento

• Intoxicación con la comida que los asistentes puedan consumir durante el evento (por encontrarse en mal estado al no respetar la cadena de frío por ejemplo). La comida es un aspecto fundamental que los asistentes tendrán en cuenta a la hora de evaluar tu evento, y además, esto debes tenerlo bien presente para no ocasionar daños a los participantes. Si se trata de un expositor que estará al frente de esta responsabilidad, supervisa que cumplan con las condiciones de salubridad mínima exigida por la ley y bríndale la seguridad en cuanto al servicio sanitario para sus trabajadores tengan las condiciones requeridas.

• Fallas eléctricas o riesgos en las instalaciones y equipamientos, o por ejemplo tropezones por cables que traspasan los pasillos y la gente se los lleva por delante.

• Posibles robos o hurtos en el ámbito del evento, cuando se trate de eventos comerciales donde los expositores deban por razones de logística, dejar grandes cantidades de mercancías en la locación del evento, implanta un mecanismo de inventario verificable que comprometa al responsable de la seguridad con los propietarios de la mercancía, elaborando minutas descriptivas con la información y registro fotográfico si es necesario.

• Incendios, debes prever que el local o la locación cuente con sistemas de detección y extinción de incendios, debes contar con un plan de emergencia que incluya, salidas de emergencia y puntos de concentración, también debes informar a los expositores e instruirlos en una breve charla antes del evento, o realizar un video o una nota insertarla en internet e informar a los involucrados que esta información debe ser revisada.

• Si vas a trasladar gente, posibles accidentes de tránsito.

​

Como verás en la lista, existen riesgos que puedes identificar, controlar y otros que no, pero una vez analizados deberás elegir qué harás si alguna de estas situaciones te sucede.

 

En relación a lo que implica seguridad de los objetos y las personas en el evento, es necesario contratar personal para que controle pasillos y entradas para evitar robos o hurtos, ya que los eventos a los que asisten cientos o miles de personas son lugares muy expuestos, al haber movimiento de personas en forma permanente, pueden ingresar intrusos y mezclarse entre los participantes, aprovechando de llevarse cosas que no les pertenecen. Uno de los motivos por los que se utilizan identificaciones entre los acreditados es para que la seguridad identifique rápidamente a quienes se encuentran merodeando en el evento sin haber “sido invitados”.

 

Para otros casos, lo que debes tener en cuenta para evitar grandes dolores de cabeza y pérdidas económicas, es la contratación de un seguro global y personal médico de emergencia (tener una ambulancia en la puerta del evento) para cualquier eventualidad.

Todo esto te ayudará también a estar preparado para manejar las posibles contingencias que puedan presentarse, por este motivo, insistimos en que destines una parte del presupuesto a este tema ya que es muy importante para garantizar el éxito del evento.